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家具入库、转出及报废等管理流程

时间:2017-03-24点击数: 来源:  

(1)入库流程:

购买家具单位的家具管理人员,将供货商出具的发票和一式三联家具验收单(一联留备份,一联连同发票给家具管理人员至财务处办理报销,一联由单位留存)。家具验收报告上需要经办人、领用人签字;连同《江南大学校内委托招标申请表》或《应招标项目不进行招标审批表》和购货合同或《江南大学自主采购项目申请表》和购货合同至房产管理科办公室办理家具详细信息入库工作。

办理入库后,由房产管理科打印家具条形码标签一式两份给家具领用人员,家具领用人员负责条形码标签的粘贴,要求标签信息与家具实物相符。打印一式两份的条码,其中一张条形码标签需粘贴于家具明显且不易磨损破坏又不影响家具美观的地方,另一张粘贴于家具隐蔽不易破坏处,防止条码破损不易查找(以备今后正确补贴新条码)。

粘贴标签后用数码相机拍下实物照片传送至房产管理科,照片要求实物正面、侧面图片清晰,条形码标签清晰。

传送方式可以以电子邮件方式发送或用u盘拷至房产办公室。

流程图如下:

单位申请 采购 验收单 发票 房产管理科入库

财务处 一联

入库单 单位自留 一联 粘贴条形码标签

房产管理科 一联

拍照发送至房产办公室 入库完成

房产管理科家具信息管理人员严格做好家具信息的准确及时录入,做到金额、数量、存放地点、领用人、使用单位、发票单据号等各种重要信息无一差错。鉴于系统暂未照片管理功能,建议对单位传送的照片实行文件夹管理,各单位按时间期限,可以以一月或一季度建一文件夹用于存放新入库家具照片。为减少硬盘空间使用量,对发送的照片需做好编辑工作。

(2)转出流程:

家具转出是指在校内单位之间的流动,由家具原属单位填写家具转让调拨表(在后勤管理处网页下载)。由家具转入单位(接收单位)负责人签字,双方家具领用人签字后由家具原属单位管理人员送至房产办公室办理家具转出手续,完成家具交接工作。

流程图如下:

家具原属单位填写转让、调拨表 接收单位审核

(原家具单位负责人、领用人签字) (接收单位家具负责人、领用人签字)

房产管理科家具系统做转让、调拨手续 房产管理科负责人签字

原单位 一联

转出审核单 接收单位 一联

房产科 一联

(3)报废流程:

家具报废需由家具所属单位家具管理负责人按申报计划(提前一年)填写报废申请单,单位领导签字批准盖章后送至房产管理科做家具待报废手续,报送学校国有资产管理办公室。获得批准报废批复通知以后,学校财务处统一办理帐务注销手续,房产管理科销帐后统一进行废旧家具处置(搬移),并将该家具信息从原单位在帐家具库中做报废处理。但家具报废信息将在报废库中保存,在变动库中可以查询,统计。

流程图如下:

家具报废单位按计划填写申请报废单(附明细) 房产管理科审核负责人签字后

(原家具负责人、领用人签字盖章) 报送学校国有资产管理办公室审批

同意报废批复 报废家具处置 原家具单位、房产管理科各一联

(4)调出流程

家具调出是指校区间的家具调出至外校或外单位。同报废流程类似,不详叙。

上一条:江南大学公用房申请与审批流程(试用)

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